勘测工程电子档案归档与质量控制
我国城市勘测行业已整体实现从传统模拟测绘生产体系向数字化生产体系的转变，正逐步向资讯化测绘生产体系发展。武汉市勘测设计研究院对勘测工程档案的电子归档和质量控制不断探索，初步建立了规范的电子归档和质量控制流程，研发了基于网路的电子档案归档流程管理系统，实现了电子归档的线上作业和管理；研发了基于资料库平台Oracle和地理资讯系统平台ArcGIS的电子档案质量控制应用程式，实现了归档质量控制的自动化。 电子归档 归档流程。勘测工程从初始登记到档案归档，经过了“任务受理→外业作业→内业处理→多重质量监控→工程归档（案卷整理）→档案质量控制→档案资源建库→更新基本地形图资料库→档案利用”流程。作业部门首先使用“勘测工程专案管理资讯系统”初始登记，获取任务号，纳入院专案管理流程；然后使用“城市勘测电子档案分发服务系统”，收集资料，利用已有成果，实施外业作业、内业处理，形成电子档案和纸质资料，经质量监控合格后提交使用者，同时将原始记录等档案资料提交档案部门。档案人员接收纸质资料和电子档案，验收、鉴别资料的及时性、完整性、准确性和一致性，检查资料是否完备、内容是否一致及档案幅面、格式是否符合标准；合格的归档资料进行整理和立卷，根据工程资讯配赋案卷资讯，属案卷变更的任务用已有档案号，新案卷建立新归档资讯；对完成案卷整理的档案实施质量控制，确保案卷和电子档案的正确性和规范性；成品纸质档案入库管理，电子档案进行资料入库；同步进入“城市勘测电子档案流程管理系统”，记录整个档案管理流程。 档案分类。勘测工程档案的一个鲜明特点就是借阅、利用频率高。为提高工程档案的检索、使用效率，我们参照国家标准，制定了勘测工程档案号编制规则。档案号由分类号、年度、任务号和分卷号四部分组成，中间以“.”号隔开，分类号描述工程档案类别，分为“E1”测绘工程档案、“E2”岩土工程档案和“E3”基础地理资讯档案三大类；年度号表示任务受理年份；任务号以四位数值表示不足四位者，前补零；分卷号即案卷的分卷代号。如，2001年的第78个地形图测量任务，其档案号为“E141.2001.0078.1”。 纸质归档。由于城市勘测档案的双套制归档要求，纸质资料归档仍是重要的档案工作之一，采用传统手工方式进行，归档范围主要包括技术设计书、利用资料、计算资料、成果表、点之记、变更记录表和成果图等。验收后，按传统方法整理、装订、编写页码、填写卷内档案目录表和备考表、登记卷内目录、编制案卷封面、装盒入库。同时，档案工作人员依据不同许可权在“城市勘测电子档案流程管理系统”中同步填写工程资讯、作业资讯、案卷目录、管理资讯和利用资讯等元资料，当然大部分资讯可以从“勘测工程专案管理资讯系统”中自动迁移过来，尽量减少手工录入工作量。 电子归档。电子归档除依纸质归档流程外，还有其特殊性。勘测工程电子档案归档的整理、验收采用人机互动方式完成，不仅要鉴定电子档案的完整性、正确性，更要保证电子档案与纸质档案的一致。档案人员利用专门软体整理电子档案，生成工程资讯档案，记录工程的任务和案卷资讯，包括表示工程位置与范围的座标和相关档名称；然后将工程资讯档案与工程任务资料夹整合在一起，按顺序、分任务案卷刻入光碟，存入库房，光碟的案卷编号根据刻录的工程档案号编制。归档电子档案再由专业人员汇入资料库，建立档案资源库，从而为“城市勘测电子档案分发服务系统”构建资源资料，实现勘测工程电子档案的检索与分发利用。 归档质量控制 1. 归档常见问题 勘测工程档案验收和工程资讯录入受到作业人员自身操作水平、作业习惯与经验的影响，人工操作自由度较大，都可能出现质量问题。大多质量问题是由于资料录入不规范、不严谨造成的。通过质量控制的实践和分析，现罗列出勘测工程归档常出现的问题： 1归档资料不完整，作业部门提交的成果有缺漏。 2归档资料内容错误、缺漏，如资料中必须填写的内容没有填写或填写不完整。 3归档档案内容不一致，特别是纸质资料和电子档案不一致包括图形。 4工程属性错误，主要是指整理电子档案时生成的工程资讯档案中属性录入不合规范要求，有：①重复性录入，如出现多条相同工程记录；②必填属性缺漏或空白；③格式错误，如工程日期、档案总张数、座标等出现非数字字元，档案号未按标准格式录入等；④逻辑性错误，即具有逻辑关系的属性间发生错误，如工程开始日期比结束日期晚，结束日期大于归档日期；⑤相关联的属性没有一致，主要是档案号与任务号中的年度、类别和流水号不相同。 5电子档案缺漏或错放，导致工程任务夹中电子档案与工程资讯的记录不一致，出现缺漏、档案命名不统一等情况。 2. 质量检查机制 档案资料中心针对上述问题，建立了一套较合理的质量检查机制，主要包括： 1完整性检查：检查作业部门提交的纸质资料和电子档案是否完备，有无缺漏，纸质资料检查由人工完成，电子档案采用人机互动方式。 2准确性检查：检查纸质资料和电子档案的内容是否正确、是否与工程任务相符，格式是否符合标准，检查方式与1相同。 3一致性检查：人机互动完成，主要是将纸质资料与电子档案进行一一比对，检查两者是否相同，特别是图纸和电子图的比较，需运用AutoCAD专业软体。 4电子档案属性规范性检查：检查工程资讯档案各属性是否正确。利用“工程电子档案质量检查”软体自动完成，针对上述常出现的问题，主要包括重复性检查、格式检查、逻辑性检查和属性一致性检查等。 5电子档案一致性检查：检查相关电子档案是否和工程资讯中罗列的电子档名称一致，从而避免工程电子档案的缺漏或错放。同样由“工程电子档案质量检查软体”自动实现。 6资料库检查：将电子档案汇入资料库后，利用资料库高阶语言的聚类分析、字串处理、数学和逻辑函式查询、统计出各种资料，从全库整体角度检查错误。这是一种高阶的自动化检查机制，需要具有一定资料库管理基础的档案员完成。 3. 电子档案质量检查软体的实现 针对勘测工程电子档案的特点和档案工作的流程，我们档案资料中心研发了“电子档案质量检查软体”，利用计算机完成电子档案质量的自动检查。“电子档案质量检查软体”是针对工程资讯档案与电子工程资料夹整合模式，在VB.NET环境下开发，实现电子档案属性合法性和档案一致性检查。软体操作简单，指定工程资讯档案和储存电子档案的工程资料夹，程式将自动读取资讯档案中各工程专案，提取属性资讯，检索相关电子档案，并按照“重复性检查→格式规范检查→逻辑性检查→属性一致性检查→电子档案一致性检查”步骤检查，同时以进度条动态显示检查进度。最后的检查结果直接显示在视窗结果栏中，也可汇出储存。 该软体已检查了1999～2006年18000多个工程档案，查出错误约200个，检查错误率约为1.11％，使电子档案的质量得到了有效保障。 结语 在规范档案工作流程的同时，我们将档案工作与生产管理同步规划，初步实现了档案的全过程管理和前端控制，并利用先进的资料库平台和实用的应用系统完成档案相关工作。这些工作的开展和新技术的探索，已取得初步成效： 1. 初步形成了一套规范的勘测电子档案的工作流程，通过基于网路的流程管理系统规范档案的全过程管理，并建立了奖惩机制。 2. 在档案工作中贯彻和强化质量控制理念，使用先进的技术手段以保证电子档案的正确性，为档案的再利用奠定基础。 3. 基于区域网，利用资料库平台加强勘测工程电子档案的管理，在保证资讯资源安全的前提下为勘测工程档案的再利用提供便利的查询手段，充分发挥电子档案的价值。