女性在涉外秘书工作中的优势与不足
试论女性在涉外秘书工作中的优势与不足2008年07月16日 10:59秘书工作在我国历史悠久，早在汉代就已出现了“秘书”一词。在我国秘书学界就给“秘书”这一词定了一个明确而清晰的概念：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”而随着我国对外开放的加深和对外联系的加强，国内企业的对外贸易也越来越频繁。这样，在“秘书”这一种概念下，就有了一个新的概念“涉外秘书”。所谓涉外秘书是指在我国“三资”企业和外贸、外事、海关、银行、税务、保险、宾馆商场等涉外单位供职的秘书。在今天，秘书已成为世界范围内覆盖面最广的职业之一，被称为现代社会的第361行。秘书这个字眼在最近几年人才市场中频频出现，秘书职位的空缺也是层出不穷，其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列。随着市场经济的发展与繁荣，特别是三资企业在中国的发展，这种势头将会有增无减，同时也给社会提供了许多就业机会。
一、什么是涉外秘书
涉外秘书，主要去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理、人力资源管理等工作，涉外工作要求对语言有较高要求。涉外秘书是一种国际化的职业，具有涉外性、辅助性、事务性的特点。
在国外，涉外秘书一般是在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中工作，他们要和全球范围内的客户联络和提供服务，他们的工作是国际化的，也是非常重要的。
在我国，涉外秘书是指在“三资”企业，外国驻华机构，我国涉外单位、部门供职的秘书，是改革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书，他们掌握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是辅助上司实施管理的专门人才。我们先来看看《the Oxford English Dictionary》是如何详细解释 “涉外秘书”的。
1 one who is entrusted with private or secret mat；
2 one who se office it is to write for another；esp.one who is employed to conduct correspondence，to keep records,and usually to transact various other business,for another person or for a society， corporation，or public body。
（一）、涉外秘书的职责和范围
涉外秘书根据基本职责、地位可分为秘书和文员两大类。它的工作环境首先是一个外向型的工作环境。她需要与外国人、外国公司打交道，或直接服务与外国上司或外国公司，这种相互交往与服务的前提就是语言，包括口语和书面语。所以它对语言口才的要求特别高。
涉外秘书的工作环境还是一个技术设备日益现代化的工作环境。作为一名涉外秘书，毫无疑问需要娴熟地操作办公自动化设备和系统。由于涉外秘书的协作是事务处理过程中的办文属于办公室工作范畴，不属于文学创作，因此涉外秘书应当掌握的写作技能主要是应用文写作技能。它从文中上分为中文写作和外文写作；从内容上又分为公文写作和行文写作。
涉外秘书的一般职责范围包括剪报、处理邮件、安排上司工作日程、草拟信函文件、筹办会议、档案管理等等。
涉外秘书除了要理解总方针、政策外，着重应掌握本单位的有关政策。在工作中保证质量，避免差错也是非常的重要。秘书是不仅是上司的代表，还是公司的代表，迅速高效的工作和保密是一个合格的秘书所必需，尽管对涉外秘书的综合素质的要求越来越高，但是近年来由于涉外秘书具有“四高”的优越性，即收入较高、层次较高、性能较高、效率较高。越来越具有吸引力。但是不可否认的是国外对涉外秘书的要求是重能力重才华。国内就相对欠缺点更重视秘书人员的外在形象。
（二）、涉外秘书的作用
枢纽作用、综合作用、协调作用、窗口作用。
（三）、涉外秘书的职业特性
1、辅助性:包括智力辅助和精力辅助；
2、服务性:为上司服务、为下属部门服务、为员工服务；
3、被动性:涉外秘书工作在总体上存在着被动性，但在具体操作上又可以发挥主观能动性，从被动中争取主动。
4、隐匿性:指劳动融汇于上司的领导活动中，其劳动成果表现于上司领导工作的成果中，而非直接显示出来。
(四)、涉外女秘书应具备的素质
涉外秘书的心理素质是指她们在供职时表现出来的经常和稳定心理特点。涉外秘书从事的是脑力劳动，这一劳动头绪多，范围广，内容杂。其心理活动频繁。美国福丽斯在《成功的秘书》一书里曾列举现代秘书的各种职责，其中包括：“打字、归档、接待来访、处理函件、编写报告、在上司不在时处理日常事务”等。面对如此繁杂的任务，一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。
在猎头公司接到的客户定单中，包括一些高级秘书职位，其要求苛刻。我们不妨先看看一家美资在华企业的高级秘书在职位描述：
1、亚太区总裁秘书
（1）35至42岁，职业女性；
（2）长期外资企业经历，至少8年外企高级秘书经验；
（3）非常流利的英语、熟悉计算机操作；
（4）良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力……
在长达8项的条款中，我们仅摘录了其中4条，而正是这4条就已经把很多人拒之门外，因为在中国，这样的职业女性凤毛麟角。
首先，在人们眼时，秘书的工作太简单、太程式化，似乎可归纳为"收发打存"，更被人们普遍认为是吃"青春饭"。一位女性在秘书职位干上一年两年，即便在很好的外企公司，她也会千方百计地要求转工，要么做人事、行政，要么做市场、销售，去实现别人眼中的人生价值。所以在中国的外企公司里，能找到一个从事秘书工作3年以上的职业秘书已经很难了，传统观念阻碍中国女性把自己培养成为一个职业秘书。
再说外语条件，目前大陆40岁左右的知识女性，除了在国家外事机构工作的人员外，很多人不具备良好的外语能力，而在机关工作的人又缺乏在外企公司工作的经验。与之相对，在欧美国家，秘书意味着一种职业。高级总裁或是高级部门的秘书职位，大都是一些40多岁、有教养、有经验的职业女性在支撑，她们的特殊地位，足以令部门经理和公司其他员工尊而敬之。
除了一般秘书工作，她们的沟通、协调、预见和判断力都必须很强，在公司顶层能站住脚，需要付出极大的努力。而有一点不能忘记的是，这些女性也是从“青春饭”开始的，是一步步走上来的。
猎头公司在中国内地找高级秘书很费周折的事实，告诉那些工作处于动荡之中、正到处投递简历和总是不断转工的人们，特别是女性一族，虽然转工会给你带来机会和新的成功，但秘书工作绝对是一个可以有所作为的职业。
为什么不争做一名有教养、有经验、有能力、有地位的高级秘书呢？有朝一日，你真的做到一家大公司的顶级秘书，鸟瞰公司左右，40岁的你会高兴地说：“我成功了！”你会感叹，秘书不是一碗“青春饭”，而是足可以令任何人羡慕的职业。
2、公司老板如何选秘书
常有外语专业毕业的年轻女孩希望在外企找份工作：“先当个秘书凑合着干，有了合适的位置再跳。”这些自信心很强的姑娘们认为，秘书是晋升的第一个台阶。可是，老板们却说：“我们最希望找的秘书是30岁以上，比较成熟的女性，工作踏实也肯干。太年轻的留不住，麻烦的事情反而会很多。”
在外企干了十几年的王先生是一家跨国公司驻华某企业的总经理，先后用过许多秘书，凡是到他那里找工作的人都要经过他面试。他对中国女秘书的特点有很精辟的看法：“国内的女秘书大都年轻漂亮，个性较强又任性，多数未经过培训，欠专业化，被动性工作，责任心较差，工作起来像个闹钟，拧一下，转一下。这其中最主要的原因是短期工作心理问题。她们大都把担任秘书作为跳板，特别是现在来应聘的女秘书有许多是双学历的，她们来你这里的目的不是一辈子当秘书，她们是一边干，一边学，一边想跳槽，等到她们自认为积累了足够的经验，也就走了。”
在国外，大公司里很难看到年轻的女秘书，大多数秘书的年龄都在40岁以上，她们像一个公司里的大嫂，把一切都安排得井井有条。访问期间的日程表精确到分钟，从起床、早餐、集合、到达、会见，访问者就像被关在一座钟里，不知不觉中便顺着这个安排好的计划走到最后结束。要知道，这一切都操纵在秘书手中.老板对这样的秘书满意吗？绝对满意！好秘书能当半个家，省了老板多少心！
王总经理对国外女秘书的敬业心理也有一番见解：“她们有一种管家心理，因此，工作责任心和主动性非常强。我在国外工作用秘书时，对此体会很深。如果我头一天告诉秘书，第二天公司将会有何时来何种客人，请她提前做好准备。等你第二天到会议室一看，一切布置得井井有条，甚至连水果、小点心都是按照客人来自的国家和民族的口味准备的。在国内用的年轻女秘书却要操许多心，她会来问我：我该怎么办呀？使用岁数大的女秘书比较稳定，由于这种女秘书比较成熟，做秘书工作也是在经历过多次比较和思考后选择的，因此具有长期干下去的准备。像任何工作一样，秘书工作是非常细致和重要的。秘书是老板的左膀右臂，她的工作态度和为人处世不再是个人行为，可直接影响到老板的工作效率和公司形象。
在国外的公司里流传着这样一句话：如果你想知道一家公司内部的各种情况，那么就去问女秘书。可见秘书的能量有多大！
目前海外许多国家和地区，秘书职业被公认为是“女性一统天下”，1978年美国各级机构中秘书人员中99%为女性，而高校接受秘书培训的几乎也是清一色女性，以英语编撰的有关秘书工作的书报刊物和权威性的词典、百科权术，凡需用第三人称指代秘书时就一概用“She”而不用“He”,“女秘书”的称呼风靡全球。
二、女性在涉外秘书工作中的优势
改革开放后出现的涉外秘书却一反秘书男性化的传统，呈现女性化的趋势，究其根源在于：“三资”企业一般集中于沿海开放城市，人们的思想较为开放；而女性自身也有优势，温和文雅爱笑，感情细腻，说话声调欢快柔和，擅长处理人际关系，工作耐心，条理性强，记忆力强，具有打字天赋，天性谨慎，易于保密，能协调办公室气氛。
（一）、充分发挥女性的优势
从心理学角度分析，异性相吸的道理往往会使男上司对年轻的女秘书报以一种较为宽容的态度，这对女秘书来说是处于有利地位的。但另一方面，女性和男性在思维方式、心理状态、办事作风等等方面又可能存在着一定的差异。例如，男性对问题的思考往往比较注重客观情况，而女性则是比较注重主观感受。这种区别又使女性与其他男性同事相比处于一种不利的地位。因此女秘书要处理好与男上司关系，应注意发挥女性的优势，扬长避短，用优雅的外表、细致而认真的态度、文明的语言以及一些女性的处世技巧来赢得上司的好感。
女性适宜从事秘书工作，这是其自身因素决定的，因为女性的社交能力、协调能力、观察能力、表达能力、形象记忆能力、机械记忆能力比男性强，在承受琐碎、繁杂的服务性工作方面也比男性更具耐心，而其天生的敏感性也更适合目前的高科技社会，况且女性天生谨慎，比男性更会保守机密。同时女性具有办事细密、语言文明、接待礼貌、坐班负责、工作安定、保密性强、程序性强等优势。对于男上司可起一种工作上互补作用。
1、有助于男领导更加洁身自好。中国人有一种非常奇特的心理现象，即所谓的“瓜田梨下”，或称世上没有不偷腥的猫，凡是与瓜梨鱼腥沾边的都自然而然地成为怀疑的对象或理由。所以干脆给男性领导干部配个漂亮的女秘书，让他时时处于这种紧张的状态之中，不得不注意自身形象，更不敢轻举妄动。
2、有助于更多人来监督男领导。领导同志进进出出都随身带着个漂亮女秘书，必定会成为众人关注和监督的焦点，这样就会有更多的人来给领导干部提醒。而这位领导干部想不洁身自好都不行，至少他也绝对能做到“兔子不吃窝边草”。而且一旦他脱离女秘书单独活动，人家便会更加重视对他的监督。
3、有利于防止一些腐败现象的发生。男领导带着女秘书出差，那些不三不四的女子就没有机会接近男领导，客观上可以给男领导创造一个减少腐败机会的良好效果。就是有关方面为男领导安排一些应酬活动时，有女秘书的保驾护航，领导同志犯错误的可能性也会小得多。
4、有利于提高工作效率。中国有句老话，叫做“男女搭配，干活不累”，虽然俗了点，但也有一定的科学道理的。一般说来，男领导在异性下属面前总是要表现得更有能力、更有风度。
5、有利于进一步促进尊重妇女人权的社会氛围的形成。“红颜祸水”，这是中国人古老的偏见之一，妲己、杨贵妃、陈园园，历史上许多名女人，就是以误国出名的。这样的封建陋习陈见在21世纪的“三个文明”建设中是绝对不可以再让它有滋生之地的。对妇女必须有应有的尊重，那么最基本的就是不要把一些“莫须有”的罪名强加到她们的头上去。少数男领导出事，难道真是那些女人的罪过？苍蝇不叮无缝的蛋，关键是蛋本身的问题。
6、有利于男领导家庭的安定团结。配个漂亮的女秘书，男领导的家庭领导便放心多了。何以见得？因为女秘书的出现，客观上为她提供了一个监督者。男领导再也不能随心所欲地想怎么着就怎么着，毕竟在女秘书面前就得保持一点男子汉应有的修养吧。况且男领导的家庭领导也很清楚女秘书是组织上给配的，只是工作上的帮手，所以对她也可以非常放心。
7、有利于克服男领导配男秘书的诸多弊病。“河北第一秘”的故事大家一定耳熟能详了，正因为是男秘书，与男领导如果一旦勾结起来，那是可以干出很多坏事来的。这样的教训各地应该都有。大家不防想想是男领导配男秘书出的事多还是男领导配女秘书出的事多，对这个问题便清清楚楚了。
（二）、女性在涉外秘书工作中的不足
在我国从事秘书职业的多为男性，女秘书数量较少，其原因在于封建意识作祟，干部制度限制，世俗偏见束缚。但同时，我们看到，即使女秘书如此默默做好本份工作，但仍会遭到社会上一些人士的世俗偏见。诚然,是有一些心术正的秘书利用职务之便进行一些不法行为，不道德交易以获得自身利益。给社会，人们造成了极坏影响，带给人们对这一职业的偏见，也给涉外女秘书带来极大的心理压力。
1、我们的国情和西方国家不一样，曾经是一个很封闭、禁欲的国家。改革开放后，我们的物质生活水平提高了，各种诱惑也随之增多，在这样的背景下，出现一些女秘书沦落为情人和二奶的事是很有可能的，因此导致一些企业老板的夫人都不愿让夫君配备女秘书。
2、社会集体带着有色眼镜来看待女秘书这个职业。一个正当的职业带了颜色，这实在是一个很重要的社会问题。目前，“女秘书”这三个字，在群众心目中的印象并不光彩，一些社会现实已经将这三个字赋予了全新的“含义”，而这种含义是让人感到无比尴尬的含义，这种含义往往与一些暧昧和不光彩的感觉圈连在一起。在这种社会舆论旋涡里，即使领导干部和女秘书之间没有什么，也难免造成群众不必要的猜疑和推演，从而造成领导干部形象的损失和社会声望的复杂。另外，男领导和女秘书形影不离，也容易使人产生无端的猜忌，继而影响领导的权威和形象，影响干群关系。
3、人们对领导的女秘书不信任情绪。可以想像，一个男领导整天都有一位年轻貌美的女秘书陪在身边，不仅他的家人不放心，群众和同事对此也难免会有一些闲言碎语。人们一想到女秘书就会与小蜜之类的事情联系在一起，损害了整个秘书行业的形象。认为女秘书的许多工作，男秘书也是可以胜任，干嘛非得找女秘书，而且，还必须是年轻的和五官端正的，其用意不是很明显嘛。
4、近年来，关于对涉外女秘书这个职业的负面看法相当多。在商业界，一说到涉外女秘书，常常想到那些大款身边花枝招展的女性，小秘（小蜜）基本上成了大款情人的代称。在政界，一提到女秘书常常想到狐假虎威的腐败分子，尤其是已落马的“大秘”陈健、阎振利、段爱华、何世平、朱胜文……以及“河北第一秘”李真等腐败案发生之后，有民谣为证说“女秘书左右领导，小保姆影响家庭，小四轮阻塞交通，小企业污染环境。”这说明了女秘书对男领导的影响并非一般，此类现象已较为普遍，引起了不少人的关注。
5、从人性的角度来说，每个男人都有表现自己的欲望，当他身边有个年轻美貌的女性时，他的这种表现欲望就更为强烈。于是他们就容易在女秘书面前乱用自己的权力、对人滥发施令。同时，男领导一般对女秘书的请求，碍于情面，也不好拒绝，于是也就出现了一些女秘书以权谋私的现象。对一些自制能力不强的领导，女秘书催化了他们的腐化与堕落。
做秘书难，做女秘书更难。怎样才能左右逢源，做个人见人爱的女秘书呢？牛津管理评论提出以下8点注意事项，助女性做个人见人爱的女秘书。
1、要有平常心 。女秘书的职位很特殊，她虽然不属于公司的高级管理层，但因为工作直接对经理负责，所以常常给人一人之下的错觉。正因如此，女秘书才要保持一颗平常心：我只是公司的一名普通职员，我服务于我的工作，其他的我什么也不是。否则，小心被别人背后骂狗仗人势。
2、强化工作能力。要爱岗敬业，工作脚踏实地，在工作中不断提升自己的素质，对自己负责的事情拿得起放得下。要淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好经理的后勤。你不是花瓶，不是女招待，你唯一的标识就是你的能力，老板聘用秘书是在找得力助手，不是培养情人。
3、端庄大方，举止得体。无论做什么工作都得为自己的职业做出一定的牺牲，女秘书也是。服装应该素雅清爽，工作日要穿职业装，不可以穿超短裙，化淡妆，不要打扮得很妖娆。不然，不但要让同事怀疑你的居心，而且老板也会怕你毁了他的一世英明。
4、口风要严。不该问的事不问，不该说的话不说。因为工作性质关系，秘书的资讯会比较灵通一些，对老总的公事私事会知道很多，聪明的人都信奉知道的越少越安全，当你不得不知道时，只能金人三缄其口才能明哲保身。不要向同事卖弄你的消息灵通，也不要不小心把同事的秘密说给上司听。
5、有亲和力。形象要自己树立，人缘要自己去交。要大家接受你、喜欢你，首先你要有一颗亲善别人的心，成功的女秘书要给人如沐春风的感觉：开朗乐观、笑靥如花、严于律己、宽以待人、善解人意、乐于助人。人性基本上是相通的，你喜欢别人怎样待你，你就怎样待人；己所不欲，勿施于人。
6、善于人际沟通。秘书最重要的职能是上传下达。因为各种条件和因素的限制，老板和员工之间往往不能很好的沟通和了解，有时候一点点小误会也会严重影响团队之间的关系甚至公司的运作。这时候秘书应该及时沟通、动之以情、晓之以理，把事情说清楚。两头煽风点火最要不得。
7、有外交家的平衡术。风箱里的老鼠两头受气是秘书们经常面临的处境。在公司的各种势力格局中，若把握不好分寸，上司会怀疑你耍滑头，与员工串通一气蒙骗他，同事会认为你为了个人的利益置他们与水深火热之中。所以工作中你应仔细揣摩各种利害关系，找到一个最佳平衡点。
随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对涉外女秘书的知识要求越来越高，涉外秘书人才逐渐向“复合型”人才方向发展，其知识体系更趋于庞大和复杂。涉外女秘书必须在实践中不断地拓展自己的知识面和更新知识结构。不断巩固和提高自身的办事能力。以乐观的精神和自信的态度投入到秘书工作中去，从容面对社会发展所遇到的挑战，只有知识能力素质和心理素质一起提高了，才能在经济发展中的浪潮中乘风破浪，在工作上取得骄人成绩。这样的秘书，才能成为新世纪、新经济、新发展下的高素质的秘书人才。